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檔案柜換代終達(dá)到優(yōu)化管理的目的
發(fā)布時(shí)間:2025-02-11 瀏覽量:112次

一般情況下,智能檔案柜的每個(gè)文檔都是單獨(dú)存放的,無(wú)論是調(diào)用還是檢索數(shù)據(jù),都不會(huì)牽涉到其它文件歸檔,而且該檔案柜檢索方法也非常簡(jiǎn)單,用戶只要在檔案柜面板上的“檢索條件”一欄中輸入一個(gè)數(shù)據(jù),或是一個(gè)文件標(biāo)題,就可以搜索到所需的文檔。
  使用智能檔案柜來(lái)管理文檔,需要滿足幾個(gè)條件:支持檔案柜文件系統(tǒng)的目錄結(jié)構(gòu)必須符合邏輯,而且易于跟蹤,可提供有效的文檔檢索功能。另外,需要提醒用戶的是,在智能檔案柜可以存放數(shù)量過(guò)多的文檔。
  當(dāng)然,用戶也可以選用智能檔案柜的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱DBMS)來(lái)處理半自動(dòng)的文件歸檔,盡管沒(méi)多大必要。DBMS比較適合于用來(lái)管理動(dòng)態(tài)文檔,比如說(shuō)包含了許多元數(shù)據(jù)的文檔。DBMS通過(guò)定義復(fù)雜的搜索條件,來(lái)定位和提取那些內(nèi)容中包含了多種復(fù)雜格式和大量信息的文檔,檔案柜換代終可以達(dá)到優(yōu)化管理的目的。

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